Besluitvorming: stemmen of consensus?

Een van de lastigste dingen van het werken in een team is besluitvorming. Hoe neem je met elkaar een besluit over een kwestie, wanneer de meningen verdeeld zijn? Een veel gebruikte methode is stemmen, waarbij de meerderheid van de groep haar zin krijgt. Vaak leidt stemmen tot gedoe en irritatie. Er is een goed alternatief, wat beter past bij zelforganiserende teams en het werken op basis van gelijkwaardigheid.  

Waarom leidt stemmen dan tot gedoe? De meerderheid hoeft bij een stemronde niet te luisteren naar de minderheid. Met stemmen zegt de meerderheid tegen de minderheid: jouw mening doet niet ter zake, je bent niet gelijkwaardig want je hebt een andere mening. De wil van de meerderheid wordt na het stemmen aangenomen als de wil van het hele team. Teamleden kunnen passief worden, omdat ze voelen geen invloed te hebben en omdat er toch niet naar hen geluisterd wordt. De minderheid moet hierbij de meerderheid accepteren en het genomen besluit accepteren en uitvoeren. Dit creëert een situatie van winnaars en verliezers; en daarmee een basis voor conflicten.

Consensus is een methode om besluiten te nemen, waarbij ieder teamlid actief mee doet aan het besluitvormingsproces. Een methode waarbij ieder teamlid als gelijke input kan leveren en waarbij de macht eerlijk verdeeld wordt. Met deze methode ga je als team op zoek naar gedeelde meningen en overeenkomsten die voor iedereen acceptabel zijn. Met deze vorm, krijgt ieder teamlid de ruimte om veranderingen aan te brengen. Ieder teamlid moet het eens zijn met de besluiten, waardoor de bereidheid om het besluit te gaan uitvoeren veel groter is dan bij stemmen.

Er zijn verschillende manieren om consensus te bereiken. Om met deze methode te gaan werken, moet ieder teamlid zich hier aan verbinden en bereid zijn om het belang van het team op de eerste plek te zetten. Het vraagt van ieder teamlid tijd en geduld om de besluiten te nemen, maar ook om te leren om met deze methode te werken. Het kan heel nuttig zijn, om van tevoren met elkaar af te spreken hoe het proces gaat verlopen. Zeker in het begin kan het relevant zijn om iemand te vragen het proces te begeleiden, bijvoorbeeld de teamcoach.

Als eerste ga je als team het probleem waarover een besluit moet worden genomen beschrijven. Vervolgens ga je met het hele team alle mogelijke oplossingen verzamelen. Er zijn vast teamleden die hele creatieve of afwijkende oplossingen hebben! Inventariseer de mogelijke oplossingen en schrijf ze op.

Daarna ga je met elkaar de oplossingen verduidelijken, uitvragen en bediscussiëren. Uit deze discussie blijven uiteindelijk een aantal aangedragen oplossingen over. Vervolgens ga je met elkaar de voor- en nadelen van de oplossingen inventariseren. Als er geen grote nadelen of bezwaren zijn, dan kan het besluit geformuleerd worden.

Als laatste stap toets je dan bij ieder teamlid of er overeenstemming is. Als er wel grote bezwaren zijn, dan kun je besluiten om terug te gaan naar de discussie. Als er kleine bezwaren zijn, is het van belang hier aandacht aan te geven en in sommige gevallen een kleine aanvulling te doen op het besluit.

Maar wat doe je als het niet eens kan worden? Soms is het gewoon zo dat een of twee teamleden andere ideeën hebben.  Deze teamleden kunnen er voor kiezen om het team door te laten gaan met het besluit, zonder het besluit te ondersteunen. Iemand zegt dan: ik zie de toegevoegde waarde niet van dit besluit, maar ik ga er wel in mee. Of; ik ga dit niet doen, maar ga de andere teamleden niet belemmeren dit wel te doen. Teamleden moeten de ruimte hebben dit te kunnen doen en de afspraken moeten duidelijk worden vastgelegd. Je kunt prima instemmen met een besluit, als je het er inhoudelijk niet helemaal mee eens bent.

Vaak wordt ook de veto methode gebruikt. Als er een groot bezwaar is bij een teamlid, kan diegene een veto inzetten. Het team kan dit accepteren of opnieuw bediscussiëren. Het gebruik van veto is een zwaar middel, wat niet te vaak gebruikt moet worden.

Tot slot kun je als team concluderen dat je het niet eens bent; ‘ Agree to disagree’. Soms helpt het om het besluit dan uit te stellen, of om de bezwaren van de teamleden goed te bespreken. Een besluit kan soms worden opgeknipt in stukken, waardoor delen van het besluit wel genomen kunnen worden.

Als een teamlid het voortdurend oneens is met de besluiten, is het goed om hier als team over na te denken. Past dit teamlid wel in onze groep?

De consensus methode is harstikke lastig. In het begin zal het veel tijd kosten. Wees niet teleurgesteld als het begin niet soepel gaat. Het kost tijd om oude gedragingen en rituelen af te leren. Door het te doen zal het steeds makkelijker gaan, het is echt de moeite waard om te proberen. Er zijn een aantal teams die met grote tevredenheid werken met consensus.

Herkenbaar? Interessant? Hier vind je een leuk filmpje over meningsverschillen en consensus: https://www.youtube.com/watch?v=9wO8mZSMJTg

Onze teamcoaches Wilma en Marco zijn goed bekend met de methode en kunnen jullie als team hierbij goed ondersteunen!

Groet,

Matthias